Mohammed Ramees
MVP at Microsoft | Founder & Community Leader at Microsoft Developer Community Kerala | Former Technology Innovation Fellow at Kerala Startup Mission.
ഒരുപാട് മെയിലുകൾ വരുന്ന ഒരു ഇൻബോക്സിൽ നിങ്ങളുടെ ഇമെയിൽ വേറിട്ടുനിൽക്കണമെങ്കിൽ,നിങ്ങൾ ശ്രദ്ധിക്കേണ്ടതായ പല കാര്യങ്ങളുമുണ്ട്.നിങ്ങളുടെ ഇമെയിൽ തുറക്കാൻ Subject Line ഒരു പ്രധാന ഘടകമാണ്. ഒരു ഇമെയിലിന്റെ Subject Line ഒരു പത്രലേഖനത്തിന്റെ തലക്കെട്ടു പോലെയാണ്. ശരിയായ ഒരു Subject Line ന്റെ അഭാവം നിങ്ങളുടെ ഇമെയിൽ ഒരു പക്ഷെ അവഗണിക്കപ്പെടാൻ കാരണമായേക്കാം. ഒരു പരിപൂര്ണ്ണമായ Subject Line നിങ്ങളുടെ ഇമെയിൽ തുറക്കാതെ തന്നെ സ്വീകർത്താക്കൾക്ക് നിങ്ങൾ എന്താണ് പറയാൻ ശ്രമിക്കുന്നത് എന്ന് അറിയാൻ കഴിയുന്നതോടൊപ്പം പിന്നീടൊരിക്കൽ ഈ ഇമെയിൽ വീണ്ടെടുക്കാനും സഹായിക്കും
1. ഒരിക്കലും Subject Line, blank ആയി വിടരുത്:
എന്ത് എഴുതണമെന്നു അറിയാഞ്ഞിട്ടാണോ അതോ മടി കൊണ്ടാണോ എന്നറിയില്ല., പല വിദ്യാർത്ഥികളും Subject Line എഴുതാതെ ഇമെയിൽ അയക്കാറുണ്ട്. ഇങ്ങനെ അയക്കുന്ന ഇമെയിൽ ഒരു പക്ഷെ തുറന്നു നോക്കാതിരിക്കാൻ സാധ്യത വളരെ അധികമാണ്
2. ഹ്രസ്വവും ലളിതവുമാക്കുക:
50 characters നു താഴെ നിങ്ങളുടെ വിഷയം ലളിതമായി നിലനിർത്തുന്നതിന് ശ്രമിക്കുക. ഇത് സ്വീകരിക്കുന്നവരുടെ ഇൻബോക്സിൽ ദൃശ്യമാകുമ്പോൾ, പ്രത്യേകിച്ചും മൊബൈലുകളിൽ മുഴുവനായി കാണിക്കാൻ സഹായിക്കും
3. വലിയ അക്ഷരങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കാതിരിക്കാൻ ശ്രമിക്കുക:
എല്ലാ വാക്കുകളും വലിയ അക്ഷരങ്ങളിൽ എഴുതുന്നത് സ്വീകർത്താവിനോട് അലറുന്നതിനു തുല്യമാണ്. URGENT, FYI, EOD തുടങ്ങിയ ഹാഷ്ടാഗുകൾ ഉപയോഗികുമ്പോൽ മാത്രം വലിയ അക്ഷരങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കാവുന്നതാണ്
4. ചിന്ഹങ്ങൾ ഉപയോഗികാതിരിക്കാൻ ശ്രമിക്കുക:
ചിന്ഹങ്ങളുടെ അമിതമായ ഉപയോഗം വിഷയം വായിക്കാൻ ബുദ്ധിമുട്ടുണ്ടാകുന്നതോടൊപ്പം ഇമെയ്‌ലിനെ spam ആയി കണക്കാക്കാനും കാരണമാകുന്നു. ആയതിനാൽ അത്തരം ഇമെയിലുകൾ അവഗണിക്കുന്നതിനുള്ള ഉയർന്ന സാധ്യതയുണ്ട്. പ്രാധാന്യത്തെ അറിയിക്കാൻ Exclamation mark (!) ഉപയോഗിക്കുന്ന ഒരു പ്രവണതയും ചിലവർക്കുണ്ട്. അത്തരം സാഹചര്യങ്ങളിൽ IMP പോലുള്ള ഹാഷ്ടാഗ് ഉപയോഗിക്കുന്നതാകും കൂടുതൽ ഉത്തമം.
5. 3Ws (Who, What, When) ഉൾപ്പെടുത്തുക:
ഒരു വ്യക്തി (അല്ലെങ്കിൽ കുറച്ചുപേർ) ചെയ്യേണ്ട പ്രവർത്തനങ്ങളാണ് ഇമെയിലിൽ ഉൾക്കൊള്ളുന്നുവെങ്കിൽ, ആര്, എന്ത്, എപ്പോൾ എന്നുള്ള ചോദ്യങ്ങളുടെ ഒരു ചുരുക്ക രൂപമായിരിക്കണം നിങ്ങളുടെ Subject Line. പ്രാധാന്യം ഊന്നിപ്പറയാൻ Subject Line ഇന്റെ തുടക്കത്തിൽ [ACTION] എന്ന് ടൈപ്പുചെയ്യുന്നതും ഒരു നല്ല ശീലമാണ്.
ഉദാഹരണം: [ACTION] Reminder to send the report by tomorrow @ 5 PM
6. Prefix Modifiers:
ഇമെയിൽ, action oriented അല്ല (അതായത്, 3Ws ബാധകമാകില്ല) എങ്കിൽ URGENT, CONFIDENTIAL, IMP (IMPORTANT), FYI (For Your Information) തുടങ്ങിയ വാക്കുകൾ Subject Line ന്റെ തുടക്കത്തിൽ ഉപയോഗിക്കാവുന്നതാണ്.
ഉദാഹരണം: [URGENT] Please submit the final report before you leave.
നിങ്ങൾക്ക് ഒരു പ്രതികരണം ആവശ്യമില്ലെങ്കിൽ, അത് സൂചിപ്പിക്കുക.
ഉദാഹരണം: FYI: Semester exam time table attached
7. മുഴുവൻ ഇമെയിലും എഴുതുക:
നിങ്ങളുടെ ഇമെയിൽ വളരെ ഹ്രസ്വമാണെങ്കിൽ, Subject Line തന്നെ മുഴുവൻ ഇമെയിലായി ഉപയോഗിക്കുക. Subject line ന്റെ അവസാനം EOM (End of Message) എന്ന് ചേർക്കുക
ഉദാഹരണം:Bring portable LCD projecter to staff meeting tomorrow <EOM>
8. ആവശ്യമുള്ളപ്പോൾ മാത്രം subject line മാറ്റുക:
നിങ്ങൾ ഒരു ഇമെയിലിന് മറുപടി നൽകുകയാണെങ്കിൽ, ആവശ്യമില്ലാത്ത പക്ഷം subject line മാറ്റം വരുത്താതിരിക്കുക. മിക്ക ഇമെയിൽ പ്രോഗ്രാമുകളും subject line text അടിസ്ഥാനമാക്കിയാണ് ഇമെയിലുകൾ group ചെയ്യുന്നത്.
